Contexte et problématique

Un acteur majeur de l'industrie pharmaceutique en Algérie, produit et distribue des médicaments et des produits de santé nécessitant un packaging conforme à de fortes exigences réglementaires et aux attentes de différentes parties prenantes (autorités de régulation, pharmaciens, laboratoires partenaires, patients).

L’entreprise faisait face à plusieurs défis dans la gestion des artworks et du packaging :

• Dépendance aux prestataires externes, entraînant une perte de contrôle sur la conception des fichiers et des délais plus longs.

• Erreurs de conformité fréquentes nécessitant des ajustements coûteux en phase de production.

• Allongement des délais de validation, impactant la mise sur le marché des produits.

• Difficulté à assurer une cohérence graphique et réglementaire sur l’ensemble des supports de packaging.

Approche méthodologique

L'optimisation du processus a suivi une démarche structurée, s'appuyant sur des méthodologies du BPM (Business Process Management) et de l’amélioration continue. Cette approche a permis une rationalisation des flux de travail, une réduction des cycles de validation et une meilleure coordination des parties prenantes.

1. Analyse et Diagnostic

Cartographie des processus existants :

• Identification des flux de validation actuels (As-Is) via des entretiens avec les parties prenantes.

• Analyse des points de friction et des redondances dans les étapes de validation.

• Détection des écarts entre les attentes et la réalité opérationnelle.

Identification des irritants opérationnels :

• Temps de latence dans la transmission des fichiers.

• Multiplication des allers-retours entre services.

• Défauts de conformité des fichiers reçus des laboratoires.

• Impact des retards sur la mise en production.

2. Définition du Processus Cible (To-Be)

Modélisation du workflow optimisé :

• Élaboration d’un processus cible structuré, basé sur les meilleures pratiques du secteur.

• Standardisation des formats et intégration des exigences réglementaires dès la conception des fichiers.

• Mise en place de points de contrôle pour éviter les erreurs en aval.

Définition des rôles et responsabilités :

• Clarification des responsabilités via une matrice RACI.

• Alignement des attentes entre les équipes PAO, Marketing, Réglementaire et Industriel.

• Intégration des imprimeurs dès la phase de validation pour limiter les écarts de production.

3. Mise en Place et Tests Pilotes

Expérimentation sur un périmètre restreint :

• Mise en œuvre du nouveau workflow sur un panel de projets pilotes.

• Mesure des gains en efficacité (délais, qualité des fichiers, réduction des itérations).

• Recueil des retours d’expérience des équipes impliquées.

Ajustements continus :

• Analyse des écarts entre les performances attendues et les résultats obtenus.

• Adaptation des outils et des étapes critiques en fonction des retours terrain.

• Amélioration de l’interface et des points de validation dans le workflow.

4. Déploiement et Suivi

Généralisation du nouveau processus :

• Déploiement progressif sur l’ensemble des flux de production.

• Formation des équipes aux nouvelles pratiques et aux outils collaboratifs.

• Sensibilisation des laboratoires partenaires pour garantir la conformité des fichiers en amont.

Pilotage de la performance :

• Mise en place de KPIs de suivi (délais de validation, taux d’erreur, nombre de révisions).

• Intégration d’un outil de gestion documentaire (DAM) pour assurer la traçabilité.

• Organisation de revues régulières pour ajuster le dispositif et garantir une amélioration continue.

Ce qui a été livré

1. Cadrage du projet et documentation

Document de cadrage du projet

• Objectifs et enjeux du projet.

• Problématiques identifiées.

• Acteurs impliqués et rôles.

• Périmètre et contraintes du projet.

• Planning et jalons principaux.

Cartographie du processus existant

• Analyse des points de friction et des dysfonctionnements.

• Modélisation du circuit de validation actuel.

• Identification des sources d’erreurs et de délais excessifs.

Proposition de process cible

• Définition des nouvelles étapes de validation.

• Standardisation des livrables et critères de conformité.

• Circuit de validation interne optimisé.

• Outil de suivi des versions et archivage structuré.

Étude d'impact et business case

• Analyse des gains en termes de coûts et de délais.

• Comparaison entre l’externalisation et l’internalisation des artworks.

• Plan d’optimisation des ressources internes.

2. Outils et supports opérationnels

Workflow détaillé du nouveau processus

• Schéma visuel du circuit de validation et des interactions entre services.

• Rôles et responsabilités des différents acteurs.

Guide de création et validation des artworks

• Spécifications techniques pour la conception des fichiers (formats, colorimétrie, typographies).

• Check-list des critères de conformité par étapes.

Templates et formats standards

• Modèle de brief packaging pour les équipes créatives internes et/ou externes.

• Gabarits de fichiers Illustrator (AI), InDesign (INDD), PDF prêts à l’impression.

• Templates de BAT pour validations

Tableau de suivi des conceptions d'artworks

• Statut des artworks en cours.

• Historique des versions et des modifications.

• Liste des fichiers finalisés et archivés.

Guide d'archivage et de gestion des versions

• Processus d’archivage des fichiers validés.

• Organisation des fichiers artwork (naming convention, stockage, gestion des accès).

• Recommandation d'outils de gestion documentaire (SharePoint).

impact et résultats

Réduction de 30% des délais de validation

Meilleure fluidité et coordination du circuit

Diminution des erreurs de conformité

Standardisation des formats et meilleur suivi

Amélioration de la collaboration

Meilleure définition des rôles et responsabilités

Renforcement de la traçabilité

Archivage et versions mieux structurés

Optimisation des coûts opérationnels

Réduction des reprises de production

Aperçu du process livré

1 : Réception et vérification des assets

Contrôle des formats, colorimétrie et conformité réglementaire des fichiers reçus.

Classification en trois catégories : fichiers exploitables, à corriger, à reconstruire.

Collaboration avec les laboratoires partenaires pour fournir les fichiers corrects rapidement.

3 : validation interne du BAT de contenu

Vérification conjointe par Marketing, Réglementaire et Industriel.

Validation des éléments graphiques et mentions légales.

Utilisation d’un workflow numérique pour des ajustements en temps réel.

2 : Traitement PAO et adaptation des fichiers graphiques

Ajustement des profils colorimétriques et adaptation aux contraintes d’impression.

Préparation des fichiers aux formats exploitables (AI, PDF/X-4, EPS, TIFF).

Réalisation d’épreuves numériques pour validation anticipée.

4 : Validation en production et gestion du BAT machine

Tests d’impression et ajustement des paramètres en fonction des écarts colorimétriques.

Vérification finale sur le BAT machine avant lancement de la production.

5 : Archivage et gestion des versions

Stockage des versions validées dans un DAM et archivage physique pour assurer la traçabilité.

Suivi des mises à jour et facilitation des rééditions futures.

Ce projet m'a permis de consolider certaines de mes compétences et de développer une approche transférable à d’autres contextes de transformation organisationnelle.

• Capacité à diagnostiquer et structurer un processus en appliquant des méthodologies avancées (BPM, Lean, Six Sigma).

• Maîtrise des outils de gestion de projet (RACI, KPIs, cartographie des processus).

• Expérience en transformation et digitalisation des workflows (gestion documentaire, automatisation, optimisation des délais).

• Compétences en gestion du changement et accompagnement des équipes.

• Expertise en gouvernance et pilotage de la performance (tableaux de bord, suivi des impacts).

• Approche terrain et pragmatique, basée sur des tests pilotes et des ajustements progressifs.

Enseignements du projet

Et si on repensait vos workflows, ensemble ?

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