mise à plat et diagnostic

Contexte et objectifs

ATOME vise à fédérer les pharmacies indépendantes autour d’une plateforme de services dédiée.

Elle permet de rassembler des pharmaciens en groupements pour mutualiser leurs ressources et leur permettre l'accès à des services dédiés, pour une meilleure gestion quotidienne de leur officine.

L’objectif est d’offrir un accompagnement structuré en matière d’approvisionnement, de gestion commerciale, et de développement de services en officine.

Pour les officines de pharmacie

Gérer une officine, c’est jongler entre la gestion des stocks, les relations avec les fournisseurs, le respect des réglementations et l’accompagnement des patients. Pour les pharmaciens indépendants, cette complexité se traduit souvent par un manque de temps et d’outils pour piloter efficacement leur activité.

Approche méthodologique :

Entretiens individuels : Analyse approfondie des problématiques spécifiques des pharmaciens.

Observations terrain : Immersion dans le quotidien des officines pour identifier les besoins réels.

Analyse des parcours utilisateurs : Cartographie des processus et des points de friction.

Enseignements clés :

Un stress et une charge mentale élevés.
« Gérer une grande pharmacie, c’est stressant. Si je pouvais, je vous donnerais les clefs de mon officine et gérez-la ! » — Dr S.

Des risques liés à la complexité réglementaire.
« Nous sommes si occupés à faire tourner notre officine que nous nous retrouvons largués sur le volet juridique et réglementaire. » — Dr M.

Un besoin de rationaliser les approvisionnements.
« Mon second répartiteur me livre plus tôt que vous, alors que vos dépôts sont plus proches. » — Dr R.

Pour le distributeur-répartiteur

ATOME s'inscrit dans une transformation plus large du modèle économique de l'entreprise, qui a amorcé une transition vers un modèle serviciel. Historiquement axé sur la distribution pharmaceutique, le groupe a repensé son approche pour offrir des services à forte valeur ajoutée aux officines.

Approche méthodologique :

Ateliers et entretiens avec les équipes opérationnelles : Analyse des contraintes et enjeux des commerciaux, logisticiens, préparateurs et délégués médicaux.

Cartographie des processus : identification des points de friction sur les points de contact internes et externes.

Retours des équipes terrain : compréhension du niveau d'interactions entre les délégués et les pharmaciens

Enseignements clés :

Manque de connaissance et de formalisation des besoins réels des pharmaciens :
"Nous avons besoin d'une meilleure compréhension des attentes des officines, au-delà de l'approvisionnement, pour leur proposer des services plus adaptés."

Points de contacts non clairement définis :
"Il y a souvent des incohérences dans le suivi des clients dues au manque de coordination entre les équipes commerciales, la logistique et le service après-vente."

Absence d'une culture orientée service :
"L'entreprise doit renforcer son approche servicielle pour mieux répondre aux attentes des pharmaciens et optimiser la satisfaction client. au-delà de la distribution."

Enjeux et enseignements

UX-UI Design Credit : Walid Benbelkhir

Une approche Agile et centrée sur l'utilisateur

• Sprint Design & User Research : Méthodologie Agile Scrum en structurée par des sprints courts et des sessions de recherche utilisateur pour mieux aligner les fonctionnalités avec les attentes terrain.

• Ateliers de co-création : Une approche par le Design Thinking, qui implique les pharmaciens dès les premières phases pour formuler les fonctionnalités clés et répondre aux attentes réelles des utilisateurs.

• Prototypage rapide et tests utilisateurs : Conception de wireframes interactifs et réalisation de tests UX avec des pharmaciens pour valider l’ergonomie et la pertinence des fonctionnalités avant développement.

• Backlog produit et itérations continues : Mise en place d'un backlog dynamique et priorisé pour affiner les fonctionnalités en fonction deur leurs valeurs et des retours utilisateurs pour garantir une solution flexible et évolutive.

Prototypage et validation itérative

Test en conditions réelles

• Phase pilote avec 50 pharmacies : Évaluation des performances en conditions réelles

• Analyse des données d’usage : Suivi des comportements et ajustements fonctionnels.

• Enquêtes de satisfaction : Collecte des retours d’expérience pour améliorer l’expérience utilisateur.

Retour des tests utilisateurs

• 87% des testeurs ont estimé que la plateforme leur faisait gagner plus de 2 heures par jour.

• 70% ont réduit leurs ruptures de stock de 20% grâce à l’anticipation des besoins.

• 95% ont demandé des fonctionnalités supplémentaires, confirmant l’intérêt du service.

Développement en phases successives (MVP → scalabilité)

• Phase 1 : Création d’un prototype fonctionnel pour valider les besoins et usages des pharmaciens.

• Phase 2 : Tests utilisateurs avec un panel de 50 pharmacies réparties sur 2 groupements pilotes.

• Phase 3 : Développement, priorisation et amélioration des services selon les retours utilisateurs.

• Phase 4 : Expansion progressive avec intégration d’autres groupements et implémentation de nouveaux services.

Conception et scalabilité

Livrables du projet

Livrables développés

Product Vision : Documentation de la vision stratégique du produit, clarifiant sa mission, ses objectifs et la valeur ajoutée pour les utilisateurs.

Product Roadmap : Plan d’évolution du produit avec les grandes étapes de développement et les jalons clés.

Expression de besoins : Documentation claire des attentes métiers et des fonctionnalités clés.

Backlog produit : Liste des fonctionnalités prioritaires, rédigée sous forme d’user stories et affinée avec les développeurs.

Livrables supervisés

Cahier des charges fonctionnel : Définition précise des interactions, des cas d’usage et des exigences techniques.

Maquettes UX/UI sur Figma : Prototypes haute fidélité pour guider le développement et assurer une expérience utilisateur fluide.

Design System : Bibliothèque de composants réutilisables pour garantir la cohérence visuelle et accélérer le développement.

Spécifications techniques : Définition des API, des règles métiers et des interactions entre les différents modules.

impact et résultats

Valeur d'impact du projet :

L’adoption d’ATOME a permis aux pharmaciens de mieux anticiper leurs commandes et de gérer plus efficacement leurs stocks. Ce qui a impliqué concrètement :

• Diminution des pertes liés aux péremptions.

• Réduction des surstockages.

• Consolidation des achats.

• Optimisation des livraisons journalières.

Bénéfices de la co-création :

Une adoption facilitée : Les utilisateurs ayant participé au développement sont devenus des ambassadeurs de la plateforme.

Une plateforme adaptée aux besoins réels : Chaque fonctionnalité répond à un besoin identifié et validé sur le terrain.

Un modèle évolutif : ATOME continue d’intégrer les retours utilisateurs pour affiner et enrichir ses services.

Synthèse et enseignements du projet :

Le développement d’ATOME a mis en lumière plusieurs enseignements clés sur la digitalisation des services pharmaceutiques et la transformation d’un modèle économique vers une approche servicielle :

L’écoute active et la captation des signaux faibles sont essentielles :

• L’implication des pharmaciens et des équipes internes dès le départ a permis d’identifier des problématiques précises et de développer des fonctionnalités réellement adaptées.
  

• Savoir distinguer les informations pertinentes du bruit ambiant est un atout clé dans une approche centrée sur l'utilisateur. Certaines observations qui semblent anodines au premier abord peuvent révéler des insights stratégiques à fort impact.

Une transition vers une culture servicielle prend du temps : Le passage d’un modèle centré sur la distribution vers un modèle axé sur la relation client et la création de valeur demande un changement d’état d’esprit en interne.

L’agilité et l’itération continue favorisent l’adoption : En testant rapidement des solutions et en ajustant en fonction des retours utilisateurs, nous avons maximisé l’engagement et la pertinence des fonctionnalités proposées.

L’optimisation des processus internes est un levier majeur : La digitalisation n’est pas uniquement une question d’outils, mais aussi d’organisation. Clarifier les rôles et fluidifier la communication entre les équipes internes a été un facteur clé de succès.

Le déploiement de la plateforme Atome a donné lieu à :

• Une diversification des services pour les pharmaciens (formation, accompagnement juridique, optimisation des stocks).

• Une digitalisation des interactions avec les officines via la plateforme web Atome et une app compagnon Atome Core.

• Un recentrage sur la relation client et l'intelligence de marché.

Cette mutation a permis à Hydrapharm de renforcer sa position en tant que partenaire stratégique des pharmacies, au-delà du simple rôle de distributeur.

Et si on imaginait votre future solution digitale, ensemble ?

Contactez-moi pour discuter de vos ambitions et de vos projets.